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Avec la pandémie actuelle, la vidéoconférence est devenue un outil indispensable pour communiquer, qu’il s’agisse d’appels professionnels ou personnels. Nous vous expliquons les erreurs à ne pas commettre devant votre patron ou, encore pire, devant votre belle-mère.
Curieusement, l’aspect le plus important est loin d’être l’application choisie. La plupart des services offre des fonctions similaires et, à moins que vous ayez certaines exigences spécifiques, vous pouvez utiliser le programme installé par défaut sur votre dispositif, ou celui dont dispose la majorité des participants.
Les entreprises ont généralement établi des normes de visioconférence et elles ont tendance à utiliser une plateforme en particulier, comme Skype, Google Hangouts, Zoom ou Microsoft Teams. Quant à votre belle-mère, le choix est encore plus simple. Cela étant dit, allons à l’essentiel : qu’est-ce que vous devez prendre compte pour que votre appel vidéo se déroule sans encombre.
1. Préparez la vidéoconférence en avance
Ne vous connectez pas au dernier moment si vous ne voulez pas avoir de mauvaises surprises : votre chat a mordillé le câble de vos écouteurs et le pilote de votre caméra doit être mis à jour. Connectez-vous à l’avance, vérifiez que tout fonctionne bien et, si vous rencontrez des problèmes, vous pouvez les résoudre en toute tranquillité. Assurez-vous que votre ordinateur portable, ou votre smartphone, soit chargé avant de commencer l’appel.
2. Coupez votre micro
N’oubliez pas de désactiver le son de votre micro lorsque vous n’avez pas la parole. Les reniflements et la respiration qui s’entendent en fond empêchent les participants de bien se concentrer. De plus, vos collègues n’ont pas besoin d’entendre votre chat amateur de technologie recracher le câble de vos écouteurs.
3. Vérifiez que votre connexion a un bon débit
Nous oublions parfois combien de dispositifs sont connectés à Internet et à quel point ils consomment niveau débit. On est alors surpris lorsqu’il y a des coupures de son et que l’image se pixelise au mauvais moment.
Avant de commencer une visioconférence, déconnectez tous les appareils qui utilisent le même réseau. Le dessin animé en 4K que votre enfant regarde sur sa tablette, les mises à jour Windows et les jeux que vous téléchargez peuvent patienter jusqu’à ce que vous ayez fini votre appel.
En général, une connexion par câble Ethernet est plus stable qu’une connexion Wi-Fi, surtout si quelques murs vous séparent du routeur et que les réseaux de vos voisins encombrent le système, surtout lorsqu’ils décident soudainement de passer d’importants appels vidéo, de jouer à des jeux en ligne ou de regarder des vidéos en 4K et en streaming toute la journée.
4. Étudiez les paramètres et les fonctions
Si vous ne connaissez pas l’application que vous allez utiliser pour passer votre appel, et que vous devez organiser la conférence, alors prenez le temps de comprendre les paramètres du programme. Avec Zoom, par exemple, les paramètres par défaut permettent aux participants de partager leur écran sans demander l’autorisation à l’organisateur. S’il s’agit d’un webinaire de libre accès, cela peut donner lieu à certains accidents (ou canulars) comme un visionnage collectif de pornographie.
Désactivez ce canal d’expression créative en avance si vous ne voulez pas que votre vidéoconférence soit interrompue de la sorte. Vous éviterez ainsi d’être gêné et de devoir présenter vos excuses.
5. Soyez présentable
L’environnement relaxant de votre foyer peut être un changement agréable mais soyez raisonnable. Lorsque vous avez une visioconférence, habillez-vous correctement (de la tête aux pieds, juste au cas où). Ne vous installez pas dans le canapé pour une réunion professionnelle, ne jouez pas à un jeu vidéo en arrière-plan, et ne grattez pas en silence les cordes de votre guitare lorsque vos collègues parlent. Pour ne prendre aucun risque, habillez-vous et agissez comme s’il s’agissait d’une réunion en personne.
Les technologies modernes peuvent aussi vous aider : certains services de vidéoconférence vous permettent de cacher un cadre disgracieux en ajoutant un arrière-plan virtuel. Par exemple, Skype et Teams peuvent flouter l’arrière-plan, et Zoom va encore plus loin puisque vous pouvez utiliser un magnifique fond : cascades, glaciers ou aurores boréales.
Vous devez toutefois prendre deux choses en compte : (a)le débit peut être affecté, surtout si votre ordinateur n’est pas très puissant et (b) la technologie a ses limites. Vous pouvez essayer de cacher votre chat mangeur de câble mais le résultat peut être assez étrange. Par conséquent, nous vous conseillons de jouer avec les différents paramètres et options n’ont pas 2 minutes avant le début de votre appel mais plutôt une heure voire un jour avant. De cette façon, vous savez exactement comment la vidéoconférence va se passer et vous évitez de vous arracher les cheveux.
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