Guide de sauvegarde et de migration des données pour Notion

Un disque dur corrompu ne doit plus nécessairement entraîner la perte de toutes vos données. Il existe aujourd’hui des services dans le cloud : les messages sont stockés dans Gmail, les fichiers dans Dropbox, les notes dans Apple Notes, etc. Mais même avec les services cloud, on ne peut pas se passer de sauvegarde. Au lieu de disques corrompus, ils présentent d’autres surprises : par exemple, ils peuvent fermer, augmenter le prix de leur abonnement, perdre vos données ou les utiliser pour entraîner l’IA. Et si jamais votre ligne Internet tombe en panne, les données en ligne sont inaccessibles.

Pour ne pas être pris au dépourvu par une indisponibilité soudaine ou des changements de politique, sauvegardez toujours vos données sur votre propre ordinateur et protégez-les contre les ransomwares. De plus, les sauvegardes doivent être lisibles et utilisables sans logiciel propriétaire. Elles devraient pouvoir être soit exportées vers des formats standards courants (PDF, HTML), soit migrées vers une application de « sauvegarde » fonctionnant hors ligne et sans abonnement.

Il n’y a pas de recette universelle : chaque service en ligne fonctionne selon un processus qui lui est propre. Aujourd’hui, nous examinons la sauvegarde des données dans Notion, une base de connaissances et une application de prise de notes.

Sauvegarde

Notion vous permet d’exporter des données dans l’un des trois formats suivants : PDF, HTML ou Markdown+CSV. Vous pouvez exporter une seule note, un groupe de notes ou même une base de données entière. Mais seuls les abonnés Business et Enterprise peuvent exporter l’ensemble de leurs données au format PDF.

Pour la plupart des applications, nous recommandons d’exporter les données au format HTML, car ce format est gratuit, enregistre tous les types de données et peut être consulté dans n’importe quel navigateur, sans logiciel spécial.

Vous pouvez procéder à l’exportation sur un ordinateur de bureau ou un appareil mobile. Pour les petites quantités de données, le téléchargement d’une archive ZIP est immédiat. En revanche, pour les quantités plus importantes, vous recevez un lien de téléchargement par email, qui arrive après un certain délai.

Pour exporter plusieurs notes ou une sous-page, appuyez sur l’icône de menu avancé (•••), sélectionnez Exporter, indiquez HTML comme format d’exportation et incluez les sous-pages et tout type de contenu (Tout).

Comment exporter toutes les données de Notion

Il est possible d’exporter un espace de travail entier à partir de l’application de bureau ou de l’interface Web. Accédez aux paramètres, puis sous Espace de travail → Paramètres, cliquez sur Exporter tout le contenu de l’espace de travail. En plus des paramètres ci-dessus, veillez à activer l’option Créer un dossier pour les sous-pages.

Seuls les administrateurs d’espaces de travail disposent de cette option d’exportation. Pour les espaces d’équipe, l’exportation n’inclura pas les pages personnelles (masquées) d’autres utilisateurs créées dans l’espace d’équipe.

Exportation d’un espace de travail à partir de Notion

Après avoir décompressé l’archive sur votre ordinateur dans un dossier séparé, vous pouvez ouvrir le fichier index.html qu’il contient dans n’importe quel navigateur et accéder à vos notes.

Exporter vers Obsidian ou AFFiNE

Pour non seulement consulter les notes enregistrées, mais également pouvoir les modifier sans Notion, vous devez migrer vos données vers une autre application similaire, qui fonctionne hors ligne ou sur un serveur sous votre contrôle. La liste des alternatives possibles à Notion est assez longue. Nous nous limiterons donc ici à deux autres applications souvent recommandées par les utilisateurs de Notion.

Obsidian est une application pour le stockage de données structurées qui peut fonctionner entièrement hors ligne. Il existe un service payant, Obsidian Sync, permettant de synchroniser plusieurs appareils, mais les utilisateurs peuvent s’en passer en plaçant le stockage (coffre-fort) dans un dossier iCloud, ou en utilisant des plug-ins tiers pour synchroniser les données avec avec SFTP, Amazon S3, Dropbox ou d’autres services.

Pour migrer les données de Notion vers Obsidian, procédez comme suit :

• Effectuez une exportation complète de l’espace de travail de Notion en suivant les instructions ci-dessus.
• Installez Obsidian et le plug-in d’importation officiel.
• Créez un coffre-fort dans Obsidian pour les données migrées.
• Activez le plug-in installé sous Paramètres → Plug-ins de communauté dans Obsidian.
• Lancez l’importation en cliquant sur le bouton de la barre de commande verticale à gauche.
• Sélectionnez Notion (.zip) comme format de fichier d’importation et, dans la boîte de dialogue, indiquez le fichier ZIP téléchargé lors de l’exportation.
• Activez Enregistrer les pages parent dans des sous-dossiers.
• Appuyez sur Importer.
• Attendez la fin de l’importation.

Pour les bases de données très volumineuses, il se peut que vous rencontriez des problèmes lors de l’importation de fichiers ZIP. Dans ce cas, consultez la page d’aide sur le site d’Obsidian.

Migration des données de Notion vers Obsidian

AFFiNE est une application open-source offrant un espace de travail avec des documents, des tableaux blancs et des bases de données entièrement fusionnés, remplaçant, selon les développeurs, à la fois Notion et Miro. Le modèle économique repose sur des forfaits payants et des assistants d’IA, mais l’application peut fonctionner hors ligne et même fonctionner comme un serveur autonome entièrement sur votre propre infrastructure.

L’exportation de contenu à partir de Notion est intégrée dans l’application de bureau AFFiNE, ce qui rend la procédure très simple :

• Procédez à une exportation complète de vos données à partir de Notion.
• Décompressez le fichier dans un dossier distinct sur votre ordinateur.
• Installez AFFiNE et créez un espace de travail.
• Lancez l’importation en accédant à Toutes les pages → Nouvelle page → Plus d’options → Importer la page.
• Choisissez l’importation à partir de fichiers Markdown, puis sélectionnez le fichier html dans le dossier décompressé.

Visitez le site d’AFFiNE pour accéder à un guide vidéo sur l’importation à partir de Notion.

N’oubliez pas non plus de protéger les sauvegardes locales de vos données importantes contre les voleurs et les ransomwares à l’aide de Kaspersky Premium.